La préfecture de Seine Maritime s’appuie sur ClicRdv pour fluidifier sa gestion de rendez-vous pour la vaccination contre la grippe H1N1

ClicRDV, éditeur d’une solution de gestion de rendez vous en ligne, confirme son solide positionnement dans le secteur public en accompagnant la préfecture de Seine Maritime dans la mise en œuvre d’une solution permettant aux habitants du département de prendre leur rendez-vous de vaccination directement sur Internet

Ce projet est une réelle innovation sur le marché et a pour objectif d’éviter les pics de demande ( notamment les mercredi et vendredi). Ainsi, les habitants de Seine Maritime peuvent directement prendre rendez-vous sur le site de la préfecture et ne pas avoir à attendre de nombreuses heures pour se faire vacciner. Ce dispositif avancé est la résultante de la longue expérience des institutions et des professionnels de santé locaux qui ont toujours positionné les nouvelles technologies au centre de leur modèle organisationnel.

Après consultation ( octobre 2009), l’offre ClicRdv de gestion de rendez vous est sélectionnée pour sa robustesse et ses qualités fonctionnelles. Un aspect important du choix s’explique également par l’approche 100% SaaS de la solution qui est directement hébergée et maintenue par ClicRDV ( aucune intégration dans le SI de la préfecture n’est réalisée). Un tel dispositif a permis une mise en exploitation en quasi temps réel. Cet élément est une donnée stratégique au regard du départ de la campagne de vaccination (novembre 2009) qui se poursuivra au minimum jusqu’au mois de février 2010.

Pour être totalement adapté aux besoins de la préfecture, un paramétrage spécifique de l’outil gestion rendez vous a été réalisé (processus d’inscription limité à la saisie d’un email valide, planification des plages de RDV toutes les dix minutes…). L’objectif étant de simplifier au maximum le processus de prise de rendez-vous et de ne pas demander de données personnelles. Côté professionnels de santé, ce dispositif permet également d’optimiser la planification et le dimensionnement des équipes qui peuvent alors mieux prévoir les charges de travail et s’organiser en conséquence.

Jean-Philippe LEROY, du CHU de Rouen « Ce service permet de réserver un rendez-vous directement sur le site Internet de la préfecture et d’éviter ainsi les files d’attente observées dans d’autres départements. Le processus d’inscription est très simple. L’administré se connecte directement sur le site de la préfecture, renseigne son code postal et choisit sa commune. Il est alors dirigé vers le centre de vaccination le plus proche et sélectionne le rendez vous souhaité. Les personnes choisissant ce mode de réservation sont prioritaires dans les files de vaccination ».

Une fois le rendez vous sélectionné, l’internaute reçoit automatiquement un mail récapitulatif lui indiquant les renseignements pratiques : géo localisation du centre via google map, informations sur les documents à prendre…De plus, il peut également annuler directement son rendez-vous où le repositionner à un autre moment. A noter qu’un email de rappel est à nouveau envoyé 24 heures avant le rendez vous planifié. A ce jour, plus de 1500 rendez-vous par jour sont pris au travers de cette plate-forme en ligne.